Sua Carreira, Nosso Compromisso com a Excelência

Na Emapta, acreditamos que carreiras extraordinárias são construídas sobre oportunidades excepcionais.

Como um especialista global em terceirização, conectamos talentos de alto nível com empresas líderes em todo o mundo. Com mais de 19 locais de escritório estratégicos e uma comunidade de mais de 9.300 profissionais qualificados, capacitamos indivíduos a alcançarem seu pleno potencial. Nosso compromisso com o crescimento, a inovação e a colaboração garante que você prosperará em um ambiente de apoio e inclusão, onde seu sucesso é nossa prioridade. Junte-se a nós e descubra por que a Emapta é a empregadora de escolha para milhares em todo o mundo.

Descrição do Trabalho

Como Assistente Executivo, você fornecerá suporte tanto presencial quanto remoto a executivos seniores, garantindo operações contínuas. Seu papel inclui gerenciamento de projetos, coordenação de calendário e reuniões, gerenciamento de e-mails e viagens, controle de despesas, suporte a relacionamento com clientes e preparação de documentos. Você lidará com tarefas administrativas essenciais para aumentar a eficiência e a produtividade executiva.

Visão Geral do Trabalho

Tipo de Emprego: Tempo integral

Turno: Semi-flexível

Configuração de Trabalho: Híbrido, NCR

Benefícios Empolgantes Esperam por Você!

• Cobertura HMO com dependente gratuito após regularização
• Pacote salarial competitivo
• Arranjo de trabalho híbrido
• Locais de escritório estratégicos em Metro Manila (Fácil acesso a estações de MRT, restaurantes e bancos)
• Horário de trabalho semi-flexível
• Capacitação ilimitada por meio dos cursos da Emapta Academy (Quer saber mais? Visite https://bit.ly/EmaptaTrainingCalendar)
• Acesso gratuito 24/7 às nossas academias de escritório (Ortigas e Makati) com um treinador físico gratuito!
• Benefícios exclusivos de estilo de vida da Emapta (descontos em hotéis e restaurantes, e mais!)
• Oportunidades ilimitadas para incentivos de indicações de funcionários em toda a organização
• Benefícios padrão do governo e da Emapta
• Total de 20 dias de licença anual a serem utilizados a seu critério (incluindo 5 créditos convertíveis em dinheiro)
• Atividades de engajamento divertidas para os funcionários
• Mentoria e exposição a líderes e equipes globais
• Oportunidades de crescimento na carreira
• Ambiente de trabalho diversificado e de apoio

As Qualificações que Buscamos

• Pelo menos 5 anos de experiência comprovada como Assistente Executivo, preferencialmente em indústrias de BPO ou similares.
• Graduação ou experiência equivalente.
• Experiência no suporte a executivos de serviços ao cliente e operações.
• Fortes habilidades de gerenciamento de projetos com histórico comprovado de execução.
• Excelentes habilidades organizacionais, analíticas e de gerenciamento de tempo.
• Habilidades excepcionais de comunicação verbal e escrita, com fluência em inglês para os mercados dos EUA, Europa e Austrália.
• Proficiência em Microsoft Word, Excel, SharePoint, Outlook e PowerPoint.
• Fortes habilidades de comunicação escrita e oral.
• Capacidade de trabalhar de forma autônoma, demonstrando fortes habilidades de gerenciamento de tempo.
• Capacidade de colaborar com diversos níveis de pessoal dentro da organização.
• Flexibilidade nos horários de trabalho para atender às necessidades executivas.
• Habilidades analíticas comprovadas, com a capacidade de interpretar dados e apresentar insights.
• Confiança na tomada de decisões e capacidade de gerenciar relacionamentos de alto nível.
• Capacidade de trabalhar sob pressão, adaptar-se a ambientes de negócios dinâmicos e manter profissionalismo e compostura.
• Proficiência em Microsoft Office Suite, Google Workspace, Teams, PowerPoint e Canva.

Suas Tarefas Diárias

Suporte Estratégico e Executivo

• Trabalhar em estreita colaboração com executivos para entender e implementar iniciativas estratégicas, garantindo alinhamento com os objetivos organizacionais.
• Adaptar-se, antecipar e responder às estratégias e necessidades em evolução da equipe de liderança e do departamento.
• Otimizar o fluxo de trabalho organizando cronogramas, coordenando reuniões e priorizando tarefas para maximizar o tempo e o foco executivo.

Suporte Administrativo

• Atuar como o principal ponto de contato entre executivos, clientes e parceiros internos/externos.
• Preparar reuniões, incluindo a organização de materiais, acompanhamento de atas, monitoramento do progresso de itens de ação e revisão de correspondências e outros documentos conforme necessário.
• Gerenciar e classificar e-mails, arquivar documentos apropriados e tomar medidas em itens pendentes de acordo.
• Desempenhar um papel crucial no planejamento e organização de eventos em toda a divisão.
• Coordenar com fornecedores e pessoal-chave para garantir itens e serviços necessários.
• Redigir, armazenar e disseminar atas de reuniões, garantindo que as etapas de ação sejam atribuídas e concluídas.

Comunicação e Correspondência

• Receber e filtrar comunicações para executivos, incluindo chamadas e e-mails, priorizando aqueles que requerem atenção imediata.
• Pesquisar e responder a comunicações conforme apropriado e em tempo hábil.
• Formatar e preparar comunicações internas e externas, como memorandos, e-mails, apresentações e relatórios.
• Servir como um elo de comunicação entre o executivo e as partes interessadas, demonstrando liderança e excelência de processos.
• Atuar como um importante elo de ligação para os executivos, garantindo comunicação contínua com diversos departamentos, clientes e partes interessadas.
• Redigir, editar e gerenciar documentos importantes, apresentações e correspondências adaptadas para o mercado dos EUA.
• Participar de reuniões em nome dos executivos, fornecer recomendações, auxiliar no planejamento de ações e ajudar a estabelecer critérios de desempenho alinhados com as estratégias de negócios.

Gerenciamento de Viagens e Calendário

• Construir, liderar e organizar cronogramas e reuniões executivas.
• Coordenar e agendar reuniões, garantindo notificações adequadas aos participantes.
• Reservar e gerenciar arranjos de viagem, incluindo voos, transporte e acomodações.
• Manter calendários e cronogramas executivos.

Relatórios e Documentação

• Avaliar a eficácia das estratégias implementadas e recomendar melhorias.
• Preparar e submeter relatórios conforme solicitado pelo gerente imediato.
• Manter um sistema de arquivamento eficiente e organizado, garantindo fácil acesso às informações pertinentes.
• Ajudar a compilar, revisar e apresentar relatórios sobre desempenho, progresso de projetos e métricas-chave.
• Representar e relatar em nome do Diretor de Soluções para Clientes quando necessário.

Coordenação e Gerenciamento de Projetos

• Executar projetos especiais e outras funções conforme designado.
• Priorizar e gerenciar múltiplos projetos simultaneamente.
• Garantir que os projetos sejam entregues no prazo, dentro do escopo e do orçamento.
• Monitorar marcos do projeto, identificar áreas de melhoria e implementar planos de ação para impulsionar o sucesso do projeto.

Bem-vindo à Emapta Filipinas!

Junte-se a uma equipe que valoriza camaradagem, excelência e crescimento. Reconhecida como uma das 20 Melhores Empresas dos Sonhos para os Filipino em 2024, a Emapta se orgulha de estar ao lado de gigantes da indústria, oferecendo estabilidade e oportunidades de carreira empolgantes. Sua carreira floresce aqui com uma compensação competitiva, clientes internacionais e uma cultura centrada na colaboração e na inovação. Trabalhe com líderes globais em diversos setores enquanto desfruta de um forte sistema de apoio e desenvolvimento profissional incomparável. Nós capacitamos seu sucesso em um ambiente inclusivo e voltado para o crescimento.

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